תוֹכֶן
לעתים קרובות בעולם העסקים, אנו נדרשים לכלול מכתב כיסוי ללוות דו"ח גדול יותר, אשר ניתן לשלוח בדואר, נמסר, או אפילו בדואר אלקטרוני. מכתב כיסוי רשמי יש מטרה ספציפית מאוד ויש לכתוב בצורה כזו שהוא מציג ומתאר את התוכן, חוזר על הנושא הבולט של הדו"ח וגם מצביע על הצעדים הבאים או פעולות שיש לנקוט.
הוראות
-
השתמש letterhead החברה כדי לחבר את המכתב לכסות של דו"ח בכבוד לחשיבות של המסמך הנלווה. גם אם אתה משתמש נייר מכתבים, להתייחס אליו כמו מכתב נייר, כולל תמונה של לוגו החברה בדף הדוא"ל.
-
כלול את התאריך של היום, כמו גם את פרטי הכתובת, כולל את השם הפרטי ואת שם המשפחה, הכותרת, שם החברה, כתובת הרחוב העיר ואת המיקוד. השתמש ב "שלום" ברכה ואחריו ברכה רשמית כגון קיצורים מר או גברת אם האדם הוא זר או "יקר" עם השם הפרטי או האחרון של הנמען אם האדם הוא מכר.
-
להכריז על מטרת המכתב בגוף הפיסקה באמצעות מילים כגון "מכתב זה מספק את (שם הדוח) לבדיקה שלך או תגובה (או מה הפעולה שאתה רוצה). לדווח בצורה תמציתית ככל האפשר - במשפט אחד או שניים לכל היותר.
-
ראו את המסקנה של הדו"ח כאן, אבל לא להעביר את תמצית המסקנות של הדו"ח. אתה רוצה את הקורא לקרוא את הדו"ח בפועל ולא רק את המכתב לכסות. המכתב צריך לחדד את התיאבון של הקורא על מה יהיה למצוא את הדו"ח הסופי.
-
בצע קטע מסקנה רשמי או שלבים הבאים, שבהם אתה מציין מה הפעולות המיועדות של הנמען. האם אתה רוצה שהם יעבירו את המסמך קדימה או שיחתמו על המסמך או כדי לתאם פגישה גדולה יותר כדי להציג את התוצאות? להיות מאוד ספציפי לגבי השלבים הבאים, כמו גם את היום והתאריך, אם יש צורך בפעולה דחופה.
השלם את מכתב הכיסוי עם ברכה רשמית, כגון בלבביות, בכנות, או בכנות. כלול את השם ואת הכותרת של מחבר המכתב. רשום את שמותיהם של אחרים אשר יקבלו את הדוח ואת המכתב לכסות את "עותק" שטח (עם עותק) של הדוא"ל.
כתוב מכתב כיסוי לדוח
מה שאתה צריך
- נייר מכתבים של החברה