תוֹכֶן
רוב התקשורת החיצונית שנעשתה על ידי החברה היא באמצעות מכתבים. הם חשובים במיוחד לעסק כי הם עמידים; הלקוח יכול לאחסן אותם ללא הגבלת זמן, ולעבד את החברה עם מבחן בכתב. תקשורת שלילית, כגון סירוב לתת ללקוח מרוצה אשראי, דורשים איזון טוב בין להיות המשרד עדיין ממשיך לעשות איתו עסקים. אם זה לא נעשה נכון, זה יוצר טינה וזו בעיה, כי לקוחות מרוצים לפרסם שלילי לממוצע של עשרה אנשים אחרים.
הוראות
-
צור קשר עם הלקוח באופן אישי במידת האפשר. להתנצל ולהסביר את המצב באופן אישי יכול לעשות את ההבדל בין החזרת אמון של הלקוח לאבד אותו לנצח.
-
כתוב מכתב התנצלות מלווה שיחת טלפון, או רק את המכתב אם אין לך דרך ליצור קשר עם הלקוח. להתנצל על המצב במהירות, להיות ספציפי. תמיד להדגיש את הנקודות הטובות, כי התמקדות ההיבטים השליליים יעודד את הלקוח להתמקד בהם. תגיד מה החברה שלך תעשה כדי לתקן את המצב, אם בכלל.
-
לאחר חודש, להתקשר שוב ולוודא שקיבלת את ההצעה או מתנה מיוחדת אם יש לך אחד.
-
קבל את זה באופן אישי בפעם הבאה שהוא מגיע לממסד, אם אתה מכיר אותו ויש לי כמה מגע ישיר איתו. זה יראה לך שאתה מוזמן ואתה מחשיב את זה.
שים לב
- היזהר מאוד עם המכתב שלך. אם אתה עושה תירוץ ארוך מאוד, שופט יכול לראות אותך הודאה של אשמה. ודא שאתה רק להתנצל על הקושי שבו הבעיה טופלה ולדבר על המצב עצמו אם זה לא היה של החברה שלך אשם.