תוֹכֶן
לעיתים קרובות, בעולם העסקים, אנו נדרשים לכלול מכתב נלווה לליווי דו"ח גדול יותר, אותו ניתן לשלוח בדואר, למשלוח מיוחד או אפילו בדואר אלקטרוני. למכתב נלווה רשמי מטרה ספציפית מאוד ויש לכתוב אותו באופן שהוא מציג ומתאר את התוכן, חוזר על הנושא הבולט של הדוח ומציין גם את הצעדים או הפעולות הבאות שיש לבצע.
כתוב מכתב נלווה
שלב 1
השתמש בנייר מכתבים של החברה כדי להרכיב את מכתב ההצגה של דוח מתוך חשיבות למסמך הנלווה. גם אם אתה משתמש בדוא"ל עם נייר מכתבים, התייחס אליו כאל מכתב נייר, כולל תמונה של לוגו החברה בדף הדוא"ל.
שלב 2
כלול את תאריך היום, כמו גם פרטי כתובת, כולל שמות פרטיים ושמות משפחה, כותרת, שם חברה, כתובת רחוב ועיר ומיקוד. השתמש בברכה "קארו", ואחריו ברכה רשמית, כגון הקיצורים מר או גברת אם האדם הוא זר או "קארו" עם שם הפרטי או שם המשפחה של הנמען אם האדם הוא מכר.
שלב 3
ציין את מטרת האות בפסקת הגוף באמצעות מילים כמו "מכתב זה מספק את (שם הדו"ח) לבדיקה או לתגובה שלך (או כל פעולה שתרצה). השתמש בהזדמנות זו לסיכום נושא הדוח. נסה לסכם את מטרת הדוח בתמציתיות ככל האפשר - במשפט אחד או שניים לכל היותר.
שלב 4
שימו לב למסקנת הדו"ח כאן, אך אל תגיעו ללב מסקנות הדו"ח. אתה רוצה שהקורא יקרא את הדו"ח בפועל ולא רק את המכתב המקדים. על המכתב לעורר את תיאבונו של הקורא למה שנמצא בדוח הסופי.
שלב 5
בצע קטע השלמה רשמי או השלבים הבאים, שבו אתה מציין מהן הפעולות הרצויות של הנמען. האם אתה רוצה שיעבירו את המסמך או יחתמו על המסמך או יתאמו פגישה גדולה יותר כדי להציג את התוצאות? היו מאוד ספציפיים לגבי הצעדים הבאים, כמו גם היום והתאריך, אם יש צורך בפעולה דחופה.
סיימו את המכתב המקדים בברכה רשמית, בלבביות, בכנות או בהתחשבות. כלול את שם ותואר מחבר המכתב. ציין את שמות האנשים האחרים שיקבלו את הדוח ומכתב הכניסה בחלל "עותק" (עם העתק) בדוא"ל.