תוֹכֶן
לוקח זמן לכתוב מדריך להכשרת עובדים יכול להיראות כמו מטלה. השימוש בכלים של Microsoft Word 2007 מקל על תהליך זה. לפני שתתחיל לכתוב, עשה תכנון. החליטו אילו משימות העובדים שלכם חייבים לבצע ואילו ניתן לתאר שיעזרו להם. תכננו באיזו סיטואציה תשתמשו במדריך, בין אם בשיעור פנים אל פנים ובין אם בסיור עצמי. ברגע שיש לך מושג איזה סוג מדריך אתה צריך, הנה כמה כלים שאתה יכול להשתמש בהם כדי להפוך את הרעיון שלך למציאות.
הכנה
שלב 1
השתמש בכלי הגבול ב- Word ליצירת רשימת משימות מרובת רמות שעל העובד ללמוד. תהליך זה יעזור לכם להחליט כמה זמן יהיה המדריך שלכם ויעזור לחלק את העבודה לחלקים קטנים יותר, שיהיה קל יותר להסביר לעובדים. כדי להשתמש בכלי הגבול ב- Word, עליך להתחיל עם מסמך ריק ולבחור "בית". בקבוצת "פסקה" ישנם 3 כפתורים: נקודות, מספרים ורשימה מרובת רמות. בחר "רשימה מרובת רמות" או לחיצה על החץ למטה כדי לבחור רשימה של אפשרויות גבול. אתה יכול גם ליצור משלך. כתוב את הפרמטרים שלך. עבור לשלב הבא ברשימה מרובת הרמות שלך על ידי לחיצה על "Tab". כדי לחזור, לחץ על "Shift + Tab". כתוב בשלבים להכשרה ומידע אחר כדי להסביר לעובדיך כיצד לבצע את המשימות הנדרשות בתפקיד.
שלב 2
השתמש בפונקציות הכותרת העליונה והכותרת התחתונה ב- Word כדי להוסיף מספרי עמודים, תוכן קטעים וכותרת לכל עמוד במסמך. כותרות עליונות ותחתונות הן הפניות חזותיות חשובות עבור העובד כדי לדעת היכן הוא נמצא במדריך ההדרכה. בעת ביצוע ההדרכה, הוספת מספרים לדפים עוזרת להתייחס לדפים מסוימים לנושאים מסוימים. לחץ על "הכרטיסייה הוסף" ואז בחר בכותרת עליונה תחתונה ובכותרת תחתונה. יהיו לך אפשרויות לסגנונות כותרות, או שתוכל ליצור בעצמך. הכותרת מופיעה בכל עמוד במדריך שלך, או שתוכל לשנות אותה כך שתופיע רק בעמודים מנוגדים כך שהמדריך שלך עוקב אחר שורת ספרים. כותרות תחתונות מופיעות בתחתית הדף ומשמשות בדרך כלל להצגת מספר העמוד, התאריכים ומידע המשתמש. לחץ על "כותרת תחתונה" בחלק כותרות עליונות ותחתונות וכמו שעשית בעבר, יהיו לך כמה סוגים לבחירה.
שלב 3
הוסף כיסוי כדי להבדיל את חומר ההדרכה שלך מפריטים אחרים שאתה מחלק לעובדים שלך, כגון מדריך עובדים. צור כריכה משלך על ידי לחיצה על "הוסף לשונית" ואז על "כריכה" במקטע העמודים. תוכלו לראות מגוון סגנונות כיסוי שתוכלו לבחור מהם או ליצור בעצמכם. תן למדריך שלך כותרת תיאורית; לכלול את תאריך היצירה ואת הכותבים, מכיוון שמדריכים אלה מיוצרים לרוב בקבוצות.
שלב 4
הוסף כותרות שיעזרו לך ליצור תוכן עניינים למסמך ההדרכה שלך. זה גם מסייע בארגון חזותי כדי להקל על השימוש בעובד שלך. צור סגנונות שונים של כותרות לכל נושא באמצעות הגבול שנוצר מראש (כותרת זו אינה זהה לזו שבראש העמוד). סגנונות כותרת הם סגנונות גופן שבהם אתה משתמש כדי לציין קטעי אימון שונים, כמו גם קטעי משנה שונים.
אם אתה כותב מדריך כיצד לכתוב התכתבויות ארגוניות, הכותרת 1 שלך צריכה להיות "כיצד לכתוב מכתב ארגוני" ואז כותרת המשנה יכולה להיות "מה לכלול". כדי לסמן כותרות 1 ו -2, בחר "בית" ובקטע הסגנונות תראה מספר סגנונות שונים שתוכל לבחור מהם כולל כותרת 1, כותרת 2, כיתוב וכו '. בחר את הטקסט הרצוי ככותרת 1 הראשונה ולחץ על הקטע "כותרת 1" כדי לציין את חשיבותו. לחץ על החלק הבא כדי ליצור את הכותרת 2. עקוב אחר כל הגבול, בחר בכותרת 1 ו- 2. אלה ייכללו בתוכן העניינים לאחר שתסיים.
שלב 5
הוסף טבלה ותוכן (TDC) שיעזור לעובד שלך למצוא מידע שעשוי להזדקק לו כנדרש. אם כבר הוספת את הכותרות הראשיות והמשניות למסמך שלך, תן ל- Word לעשות את העבודה וליצור עבורך את ה- TDC. לחץ בתחילת המסמך, היכן ברצונך שה- TDC יופיע (בדרך כלל אחרי הכריכה) ולחץ על "הפניות" ואז על "תוכן העניינים" בקטע הומונימי. תראה רשימה של טבלאות אוטומטיות בהן תוכל להשתמש. לחץ על אחת מהבחירות האוטומטיות וה- TDC שלך אמור להופיע באמצעות הכותרות שנבחרו מראש.
שלב 6
ארגן את הכותרות והקטעים של מדריך ההדרכה שלך לפי צעד אחר צעד. החלק האחרון והחיוני ביותר במדריך צריך להיות האינדקס. ככל שהאינדקס שלם יותר, כך התלמיד יכול למצוא תשובות ביתר קלות לפי מספר העמוד מאוחר יותר. ליצירת אינדקס בחר מילה שברצונך להוסיף. לחץ על "הפניות" ואז על "בדוק" כדי להמשיך לעשות זאת עבור כל פריט שתרצה להוסיף לאינדקס. בסיום, גלול מטה לסוף מדריך האימונים שלך והוסף את האינדקס על ידי לחיצה על "הפניות" ואז על "הכנס אינדקס".
שלב 7
בדוק את האיות ושמור את הקובץ שלך. לאחר שיצרת את מדריך ההדרכה הראשון, תוכל להפוך אותו לתבנית עבור מדריכים אחרים על ידי לחיצה על "פתח", ואז על "שמור בשם", כאשר תיבת הדו-שיח מופיעה, בחלק "שמור כסוג" לחץ על החץ כדי למטה ובחר "תבנית Word (.dotx)" ואז תוכל לעשות שימוש חוזר בעבודתך במדריכי הדרכה אחרים.