תוֹכֶן
דוחות בסגנון תזכיר מתאימים למסמכים קצרים (פחות מעשרה עמודים) שיופצו בתוך הארגון. לדוגמה, דוחות מכירות ומסמכי ניתוח פרויקטים הם מועמדים לפורמט התזכיר. הם אינם דורשים את כל הפומפ וההקדמה שדרושים רשמיים דורשים. זה בעיקר לגבי דוחות מופץ שבועי, חודשי, או כל ארבעה חודשים. למרות זאת, אתה צריך לקחת את אותו הטיפול כפי שהיית עושה עם כל התכתבות החברה בעת תכנון, כתיבה, והשלמת דו"ח תזכיר בסגנון.
הוראות
-
עקוב אחר הנושאים שהדיווח יכסה. קח את נקודת המבט של הקוראים כדי להיות בטוח לכלול את כל המידע שהם צריכים או רוצים.
-
חפש את הדוח שלך. אסוף את כל המידע הרלוונטי הנדרש כדי לכסות את הנושאים בשלב 1.
-
צור תמיכה חזותית כדי להמחיש את הנתונים שאספת. תן לכל תמונה כותרת רלוונטית וכיתוב.
-
בדוק את החיפוש שלך והחלט אילו כותרים ברצונך להשתמש בהם כדי לפצל ולהציג את הדוח שלך. הפורמט והתוכן יקבעו את כותרות הסעיפים. לדוגמה, הגיוני בדוח מכירות לכלול סעיף עבור כל אזור מכירות או קו מוצרים.
תכנן את הדוח
-
כתוב את הגוף של הדו"ח שלך שמירה על הקורא בראש. הכנס תמיכה חזותית לפי הצורך.
-
כתוב תקציר מנהלי אשר נותן לקוראים סקירה קצרה של נקודות חשובות בדוח.
-
יצירת אינדקס המפרט היכן מתחילים הסעיפים הספציפיים.
-
צור טבלת איורים המאפשרת לקוראים לדעת היכן ניתן למצוא כל תרשים, דמות או טבלה.
-
כתוב תזכיר שידור. אם החברה שלך משתמשת במזכרים מודפסים או בתבנית, השתמש בהם. אחרת, השתמש בפורמט פשוט. הקפד לכלול כותרות ואת השדות "מאת", "אל", הנושא והתאריך.
כתוב את הדוח
-
מלאו את הדוח המלא, הצבתם את החלקים שיצרתם לפי הסדר הבא: תזכיר שידור, תוכן עניינים, רשימת איורים, סיכום מנהלי, דוח הגוף.
-
בקש מחבר או עמית לבדוק את הדוח שלך.
-
בצע את התיקונים הדרושים.
מלא את הדוח
איך
- אם הדוח שלך מועבר למספר נמענים, באפשרותך ליצור רשימת תפוצה במקום לכלול את כל השמות בתזכיר ההעברה. רשימת השמות לפי סדר אלפביתי או לשים את השמות של האנשים החשובים בראש הרשימה. הפוך את תזכיר שידור כאילו היה לכסות את קורות החיים. כתוב כאילו אתה מעביר את הדוח באופן אישי לקורא. כותרות פופולריות עבור דוחות כוללים: מבוא, ניתוח בעיות, מטרות, המלצות, מגמות, ציר הזמן ואת אבני דרך הפרויקט, שיטות חלופיות ועלויות.