תוֹכֶן
לרוב החברות, בין אם קטנות או גדולות, יש דלפק קבלה או דלפק קבלה. נהלי התקינה הסטנדרטיים של העובד המטפל בשירות הלקוחות כוללים חובות ואחריות המשפרות את יעילות החברה בכללותה. עובדים אלה חייבים להבין את כל ההיבטים של תפקידם כדי למלא את תפקידם בצורה הטובה ביותר.
לשמש כשער
התפקיד החשוב ביותר שמקבל העובד המקבל הוא "שער" או שומר סף. אתה האדם הראשון שהלקוחות רואים עם ההגעה, ובדרך כלל האדם הראשון שהם מדברים איתו כשהם מתקשרים למשרד. אתה צריך להיות ידידותי ומנומס ללקוחות, אלא גם לשמור על סמכותם. הגישה שלך תשקף באופן חיובי או שלילי על העסק כולו ואתה צריך תמיד לשמור את זה בחשבון. זוהי האחריות שלך להבטיח כי הממונים רק לקבל את האנשים שיש להם זמן לקבל ועם מי הם רוצים לדבר. תמיד להתייחס לאדם באופן ישיר כראוי; ייתכן שיהיה עליך לספר למישהו שהוא צריך להשאיר הודעה, או שהוא צריך לשבת ולחכות.
משימות שגרתיות
במרבית המשרדים, פקידת הקבלה צריכה לטפל בפעילויות היומיומיות כגון ניהול דואר אלקטרוני, הקשבה לדואר קולי, הכנת שקיות מזומנים, השקיית צמחים ומילוי טבלאות. שמירה על רשימה של כל המשימות של היום יכולה לעזור למנוע ממך לשכוח משהו. זה גם שימושי כדי לשמור על פנקס הכתובות עם מספרים חשובים בשימוש תכוף, כי זה לעתים קרובות את האחריות של השיחה להתקשר תחזוקה, IT ואנשים שונים אחרים במהלך היום, כאשר בעיות להתעורר.
ארגון סדר היום של התחייבויות
לבסוף, אלא אם כן זה עובד הועבר לעובד אחר, כגון עוזר הבוס, הקבלה היא המקום שבו מתוחזק סדר היום. תמיד להיות מודעים לפעילות הקרובה וביטל פגישות. זכור לציין את השמות והמספרים של אנשים המעוניינים לקבוע פגישה בימים מלאים, במקרה של ביטול. לפעמים זה עשוי להיות נחוץ לעשות פגישות זמני, ובמקרה כזה, רק לשים פוסט על לוח הזמנים. זכור תמיד להשתמש בעפרונות כמו זה מקל למחוק ולכסות במקרה של שינויים בזמן.
