תוֹכֶן
מכתבי לקוחות בדרך כלל עוקבים אחר פורמטים ספציפיים ונראים מתוכננים ומקצועיים היטב. יש להם אלמנטים שהם אוניברסליים, כמו ברכות וסגירות. אלה שמדברים על הליכי חיוב מכילים מידע על מדיניות התשלומים של החברה ומתארים כיצד הלקוחות צריכים לשלם את החשבונות שלהם. יש להעביר שינויים במדיניות זו במכתב שנשלח בדואר ללקוח, תוך שהוא מודיע להם בכתב על השינויים שחלו.
פְּתִיחָה
פתיחת המכתב מכילה את תאריך כתיבתה, פרטי הקשר של הנמען וברכה. קטע המכתב עם הברכה "לקוח יקר" ייכתב במקום כפול מתחת לפרטי יצירת הקשר של הלקוח. הברכה פונה נכון ללקוח עם כותרות כגון מר או גברת ושם המשפחה.
מטרת המכתב
פיסקת המטרה מודיעה ללקוח שלך שאתה כותב כדי ליידע אותו כי יתרחשו שינויים במערכת החיוב. פסקה זו צריכה לכלול גם ערבויות לכך שמכתב זה אינו שטר גבייה.
השפעות על הצרכן
סעיף האפקטים מפורט ומפרט את הדרכים בהן השינויים שמבצעת החברה ישפיעו על הלקוח. השפעות אלה עשויות לכלול כתובת חיוב חדשה אליה יש לשלוח תשלומים או מועדי חיוב חדשים. שינויים אלה חייבים להיכתב באופן חיובי ולטובת הלקוח. יש לתאר כל שינוי כהטבה עבור הלקוח כמו גם עבור החברה שלך.
סגירת מעגל
מדור הסגירה צריך לכלול את הצהרת הסגירה שלך ללקוח, כגון "תודה על החסות שלך", "בכבוד רב" או פשוט "תודה". הוא יכלול את שמך שהוקלד, חתימתך ופרטי יצירת הקשר שלך. יש לכלול כתובת דוא"ל כדי שהלקוחות יוכלו ליצור איתך קשר אם יש להם שאלות.