תוֹכֶן
תקשורת ראשונית בין לקוח פוטנציאלי לבין משרד עורכי דין מתבצעת בדרך כלל באמצעות הטלפון ועם פקידת קבלה. לכן, חשוב כי פקידת הקבלה של החברה הוא מקצועי ואדיב בכל עת. שמירה על מקצועיות עשויה לפעמים להיות אתגר, במיוחד עבור פקידים שמגיעים נפח גדול של שיחות מדי יום, עם זאת, ישנם עקרונות מסוימים שאתה צריך תמיד בצע בעת מענה לשיחות במשרד עורכי דין.
קבלת שיחה
לענות לכל שיחה באומרו את שמו של משרד עורכי הדין, את שמך, ולאחר מכן לזהות מי מתקשר ולשאול, "איך אני יכול לעזור לך?" לדוגמה: "בוקר טוב, זה משרד עורכי הדין של X ו- Y, ג'יין מדברת, עם מי אני מדבר?" לאחר שזיהית את המתקשר לפי שם, שאל, "איך אני יכול לעזור לך היום גברת Z," זוכר להפנות את הלקוח בשמו עבור שאר השיחה. הערות במהלך כל שיחה יכול להיות שימושי, במיוחד לגבי שמות. שמור על צליל חיובי במהלך השיחה, להיות סבלני ולא לאבד את הכעס. הימנע משימוש בז 'רגון, סלנג או לא מילים כמו "aham" ו "hum".
זהה את הצרכים של המתקשר
חשוב מאוד להקשיב היטב מה הלקוח הפוטנציאלי צריך לענות על הצרכים שלך ולספק את המידע המבוקש בצורה ברורה ותמציתית. בכל שיחה יש מישהו שמחפש מידע או אדם מסוים.
העברת השיחה לאדם המתאים במשרד
אם אתה צריך להעביר את השיחה לעורך דין, לשאול את הלקוח לחכות להעברה על הקו. לאחר מכן פנה לעורך הדין והודיע על השיחה לפי שם הלקוח ומטרת השיחה, כדי לבצע את ההעברה אם עורך הדין זמין. אין להשאיר את הלקוח מחכה על הקו במשך יותר מ 45 שניות. לאחר תקופה זו, לשאול אם הלקוח מעדיף להמשיך לחכות, אם הוא רוצה את זה כאשר עורך הדין חוזר לשיחה או אם הוא מעדיף להתקשר מאוחר יותר.
סוף השיחה
לפני כיבוי הטלפון לשאול אם אתה יכול לעזור עם כל דבר אחר ולהודות ללקוח על התקשר למשרד עורכי הדין. זה נדיר עבור פקידת קבלה כדי לשכנע את הלקוח הפוטנציאלי לשכור את השירות, עם זאת, זה מאוד נפוץ כי הלקוח הוא איבד על ידי שירות גרועה, גס או לא מקצועי.