תוֹכֶן
כתיבת תזכיר רשמי היא דרך יעילה לתקשר בתוך החברה. כתוב את התזכיר בקול סמכותי, אבל אתה רוצה להודיע ולא להפחיד את הקורא. מידע נוסף הכלול בתזכיר ידוע כקובץ מצורף, וסגירות נכללות בדרך כלל במכתב. תזכיר רשמי כולל קטעים ספציפיים וראשי התיבות של הסופר והעוזר בסוף. בעוד שמרבית התזכירים הם דף אחד או פחות, הקפד לכלול פסקה בסיכום אם יש לך יותר מעמוד אחד.
הוראות
-
בתחילת תזכיר לכלול את הסעיפים "אל", "מ" ו "נושא". אם אתה מתכוון לכלול קבצים מצורפים, להחליט מי צריך לקבל קבצים מצורפים אלה, ומי רק צריך עותק של תזכיר, לגרום לכולם להיות מודעים למידע המצורפים כי כבר מופץ (למשל, האדם שיצר את הקובץ המצורף לא צריך לקבל את זה, ). כלול את השם של כל מי יקבל את המסמך ב "אל" כותרת. כלול את מי שאתה רוצה להעתיק ב "CC" בסוף תזכיר. אנשים מסוימים עשויים לקבל את המסמך באופן פרטי, להיות הוסיף "עותק מוסתר". הם יקבלו עותק של התזכיר, אך לא יופיעו ב "To" או "CC".
-
לכתוב את הגוף תזכיר בבירור ותמציתיות. השתמש בשפה פשוטה ורשמית, אך שמור את התזכיר הרחק מטון מאיים או גנאי. מסמכים גדולים יותר צריכים להכיל מספר פסקאות כדי להקל עליהם לקרוא.
-
השלם את תזכיר עם ראשי התיבות של המחבר ואחריו ראשי התיבות של עוזר לאחר קו נטוי ("XX / aa"). ראשי התיבות של המחבר חייבים להיות באותיות גדולות, ואלה של עוזר באותיות קטנות. שתי שורות מתחת צריך לקרוא את המילה "קבצים מצורפים (x)" עם מספר קבצים מצורפים שנכללו בין סוגריים. לאחר מכן רשום את האנשים שאתה רוצה שהם יקבלו עותק של, בפורמט רשימה. מי שיקבל בעותק נסתר חייב להיכתב בכתב יד. אל תשכח לכלול "CCO", כך שהם יודעים שזה הועתק באופן אנונימי. המחבר של תזכיר צריך להיות הראשון בסעיף "מאת".
איך
- שמור עותק אחד או שניים של תזכורות נוספות בקובץ עם הקבצים המצורפים למקרה שמישהו צריך להוסיף לרשימת התפוצה.
- עיין בתזכיר לשגיאות טיפוגרפיות שבדיקות האיות אינן מזוהות.
- רוב תוכניות עיבוד תמלילים כוללות תבנית תזכיר אם החברה שלך לא ציינה אחת לשימוש.
שים לב
- הקפד לכלול את כל הנמענים בקטע "אל" של התזכיר.
- מזכרים יש להשתמש רק עבור תקשורת פנים החברה. תקשורת עם ספקים או לקוחות צריך להיות כתוב בפורמט מכתב.
מה שאתה צריך
- קבצים מצורפים למזכר (במידת הצורך)