תוֹכֶן
- נהל התחייבויות מנכ"ל
- ארגנו טיולים
- התחבר עם חברי הדירקטוריון
- משימות ניהוליות ומשרדיות כלליות
- כישורים ומיומנויות
- סביבת עבודה ומשכורת
עוזר בכיר למנכ"ל (מנכ"ל) מעניק תמיכה מנהלית חסויה ורמה גבוהה למנכ"ל. הפונקציות יכולות להיות מבוססות על ניהול ופרויקטים וכוללות תזמון טיולים, ארגון פגישות, טיפול בבקשות מידע, דיווח והתכתבויות ויצירת קשר עם חברי הדירקטוריון. בתפקיד זה, בעל המקצוע לרוב מתמודד עם מידע סודי, ולכן התפקיד דורש דיפלומטיה ושיקול דעת.
נהל התחייבויות מנכ"ל
למנכ"לים יש לוחות זמנים עמוסים מאוד והרבה עבודה. לפיכך, באחריותו של העוזר ההנהלה לנהל את הפריטים הללו ולוודא שהוא ערוך כראוי לפגישות. לפניהם עוזר ההנהלה יכול להכין את סדר היום לפגישה ולספק מידע רקע הכרחי למנכ"ל. באחריותך גם לעדכן את המנכ"ל עם לוח הזמנים היומי, כך שהוא יגיע לשם בזמן וידע היכן הוא צריך להיות.
ארגנו טיולים
מנכ"לים נוטים לנסוע בתדירות גבוהה, ולעיתים קרובות באחריות העוזר המבצעת לארגן טיולים ולוגיסטיקה אלה, אשר יכולים לכלול הזמנת טיסות, השכרת רכב ואירוח במלונות. הוא אחראי גם על ארגון פגישות, מתן מידע בסיסי והשלמת דוחות הוצאות להחזר לאחר נסיעה.
התחבר עם חברי הדירקטוריון
עוזרי ההנהלה יכולים גם לקיים אינטראקציה עם הדירקטוריון. החובות עשויות לכלול קביעת ישיבות דירקטוריון, טיפול בלוגיסטיקה של ישיבות הדירקטוריון, שליחת חומרים לבדיקה לפני ישיבות, רישום והפצה של הערות והבהרת שאלות כלליות לחברי הדירקטוריון.
משימות ניהוליות ומשרדיות כלליות
העוזר המבצעת מבצע גם משימות ניהוליות ומשרדיות כלליות, כגון מענה לטלפונים, שליחת פקסים והתכתבויות, הגשת צילום צילום. יתכן שיהיה צורך לארגן לוגיסטיקה למבקרים, לתאם ועידות טלפון, לתמלל הערות ולכתוב התכתבויות.
כישורים ומיומנויות
תואר ראשון עדיף לעיתים קרובות, אך תואר עמית עשוי להיות מקובל עם ניסיון קודם בעבודה. מעסיקים נוטים לחפש ניסיון של שלוש עד חמש שנים בתמיכה במנהלים בכירים, במיומנויות מחשב מתקדמות וביכולת להקליד 60 מילים לדקה, מושגי ניהול וכיצד לטפל במידע סודי ולהיות ריבוי משימות. גם מבוקשים תכונות אישיות כמו שיקול דעת, רמה מקצועית גבוהה, הרבה תשומת לב לפרטים, ארגון וכישורי תקשורת בכתב ומילולי.
סביבת עבודה ומשכורת
עוזרי מנהלים עובדים לעיתים קרובות בסביבת משרדים מהירה ועשויים להזדקק לעבודה בשעות נוספות ובסופי שבוע במידת הצורך, בנוסף לליווי המנכ"ל בנסיעות. השכר משתנה מאוד בין חברה לחברה, אך הממוצע שנצפה הוא כ- 6,000 $ R.