תוֹכֶן
ההבדלים בין מכתבים עסקיים לאותיות פחות רשמיות או אישיות, ניתן למצוא בשני המבנים של כל אחד מהם. מכתבים אישיים בלתי פורמליים מאפשרים שיקול דעת של השולח ביחס לסילוק האלמנטים ופריטים אחרים במכתב. מצד שני, על מכתבים עסקיים לעמוד בתקנים מחמירים לגבי סגנון וצורה. מרכיבי המפתח, כגון פריסה, מבנה פסקאות ועיצוב טכני, מבדילים בין מכתב עסקי מתאים לבין מכתב לא רשמי.
כותרת וסגירה
הכותרת של מכתב עסקי חייבת לכלול את שם השולח, כתובת ותאריך. יישר את הכותרת בשוליים השמאליים ובחר רווח יחיד למידע. יש להפריד את פרטי הקשר של הנמען מהכותרת על ידי רווח יחיד ולכלול את שמו והכתובת המלאים של הנמען, כולל מיקוד. אדם שכותב מכתב לא רשמי רשאי לבחור להשתמש בברכה אחת בלבד בכותרת המכתב. סגירת מכתב עסקי מצריכה ברכת פרידה וחתימה. לעתים קרובות, מכתב עסקי יכלול את החתימה, כמו גם את שם השולח שהוקלד מתחתיו ואת כל האישורים או הכותרות שבידי הכותב. השתמש בארבעה רווחים בין ברכת הפרידה לבין השם שהוקלד לחתימה בכתב יד. מספיק שמו של השולח וברכה פחות רשמית כשמסתיים מכתב אישי.
סגנון טקסט גוף
ניתן לעבוד על מכתבים אישיים בעלי אופי בלתי פורמלי ללא מגבלות סגנוניות של מכתב עסקי. השולח יכול לבחור סגנון או טון שיתאימו למאפיינים הרגילים של אינטראקציה עם הנמען. במכתב עסקי, הסגנון חייב להיות בהתאם לכוונת המכתב. מכתבים עסקיים שנועדו להכיר את הנמען עם השולח או את השירותים העסקיים צריכים להתחיל בהקדמה. לאחר מכן על השולח להשתמש במאזן הטקסט כדי להודיע למקבל על כוונת המכתב או בקשתו לפעולה. לדוגמא, מכתב מכירה צריך להציג את המוכר ואת המוצר, לכוון כיצד המוצר ישרת את הנמען ובסופו של דבר לקרוא לקורא לפעולה - לרכישת המוצר או השירות.
הבדלים טכניים במתכונת
תקנים טכניים סטנדרטיים לאותיות עסקיות כוללים שוליים בגודל 2 ס"מ בצדדים עם רווח של 2.5 ס"מ בחלק העליון והתחתון של הדף. תאריכי מכתבים עסקיים חייבים להיות מפורטים, ולא בקיצור, וכוללים את החודש, היום והשנה. על השולחים להשתמש בכותרות מתאימות באותיות עסקיות, אך להימנע ממיותרות. השם המלא של הנמען חייב להופיע בברכה, עם נקודתיים במכתב עסקי. המכתב האישי יכול לכלול שם פרטי או כותרת ושם משפחה ואחריו פסיק. צריך להיות רווח בין הכותרת, פרטי הקשר של הכותב, וברכת הפתיחה. רווח הוא גם סטנדרטי בין הברכה לכל אחת מהפסקאות בגוף המכתב. השתמש בגופני serif בעלי 12 נקודות, כמו טיימס ניו רומן, במכתב עסקי ובמרווח בודד בין הטקסט. תמיד צריך להקליד מכתבים עסקיים, אך יצירתם בכתב יד מוסיפה נופך אישי.
שאלות חשובות לגבי המילה הבאה
לאחר הסגירה, מכתבים עסקיים חייבים להכיל פוסטים מתאימים, כגון שחרור עותקים. "Cc:" פירושו שהמכתב הועבר גם לאנשים אחרים. המילה הבאה היא גם המקום המתאים לציון החומר הכלול במכתב עסקי. יש להתייחס למסמך הנלווה, כפריטים הכלולים לאחר חתימת הסגירה, עם מספר ואופי תבנית הקופסה במכתב עסקי.