תוֹכֶן
אי הידיעה כיצד להתחיל יכולה למנוע את האות שאתה צריך לכתוב. אתה בטח יודע את הסיבה שאתה כותב את זה ואת תוכנו, ועכשיו תדע איך להתחיל אותו. אמור להתחיל מכתב המציין את הנמען או הקהל אליו הוא פונה ולהציג את הנושא שלך על מנת לגרום לקורא לרצות להמשיך לקרוא. מטרת המכתב יכולה להצביע על דרכי מבוא נהדרות.
הצבת כתובות
במכתב רשמי או עסקי, ציין את כתובת הדואר האלקטרוני שלך, את התאריך ואת הכתובת והמחלקה של הנמען. פריטים אלה חייבים להיכלל בתחילת המכתב. יישר מידע זה בשוליים השמאלים. התחל עם הכתובת שלך (אל תזין את שמך), רווח אותה כפול, ואז כתוב את התאריך בפורמט "1 באוגוסט 2011". דלג על מספר שורות והזן את כתובת הנמען. דלג על שתי שורות לפני הברכה.
פנייה למכתב
ברך את הקורא כמו שצריך. לשם כך, ברר מי עומד לקרוא את מכתבך. לדוגמא, אם אתם כותבים מכתב נלווה, נסו לברר את שם האדם או חברי הוועדה שיבחנו אותו. ככל שהפנייה אישית ומדויקת יותר, כך ייטב. בררו את תואר הנמען (אדוני, גברתי או דוקטור) והשתמשו בו. כתובת מכתבים עם הכיתוב הרשמי "יקירתי ..." אם אינך מכיר את המקבל ואין אפשרות לברר זאת, השתמש בכותרת כללית כגון: "ועדת קבלה יקרה", או "ועדת עובדים יקרה". השתמש בנקודתיים למכתבים עסקיים ובפסיק להתכתבויות אישיות.
המבוא
ערוך פסקת פתיחה או הצהרה אפקטיבית או משכנעת. התחל את גוף המכתב על ידי הצגת הקורא מדוע עליהם לקרוא את מכתבך, מטרתו או נושאו וחשיבותו. הדרך בה אתה מציג את הנושא בפסקת פתיחה זו היא אחד החלקים החשובים ביותר בחיבור. המשפט הראשון אמור למשוך את תשומת ליבו של הקורא. הדרך הטובה ביותר להשיג זאת היא לפגוש את קהל היעד, ולהשתמש במשפט ראשון שהוא מפתיע (אך מתאים), מהנה, מעניין או מעורר סקרנות.
למשוך תשומת לב
תפס את תשומת ליבו של הקורא בביטויים כמו: "חמישה מיליון דולר. זה מה שחסכתי לחברה X בשנה שעברה", "המכתב הזה יאיר לך את יומך!", או "המילים 'מאוכזבות לחלוטין' מסכמות את החוויה שלי. עם המוצר שלך. " פתח תחילה את המכתב אם אתה נתקל בבעיות במבוא. תמיד תוכלו לחזור למבוא לאחר סיום הפיתוח. קראו אותו מספר פעמים וכתבו את הרעיונות העולים בראשכם להציג את הנושא. חפש רעיונות אחרים אם אינך יכול לחשוב על משהו אטרקטיבי בעצמך.