תוֹכֶן
המפגשים חיוניים לכל סוגי העסקים, אך עשויים גם להיות כפופים לביטול מסיבות שונות. על כל הצדדים המעורבים באסיפה להודיע בכתב בהקדם האפשרי לאחר שהתברר כי הפגישה לא תתקיים. בזמן שליחת דוא"ל הוא לעתים קרובות הדבר הנכון לעשות, או לפעמים הודעת טקסט, במצבים מסוימים עלול לגרום לך לשלוח מכתב בדואר. רצוי לאשר כי הודעת הביטול התקבלה.
טקסט מכתב
המכתב צריך להתחיל באומרו כי הפגישה בוטלה וכוללת את הזמן, המקום והמטרה של המפגש. ניתן לציין את הסיבה או להקצות אותה ל"נסיבות בלתי צפויות ". הצע התנצלות על אי הנוחות.
Rescheduling מידע
אם יש לשנות את הפגישה, המכתב חייב לספק את המיקום ואת הזמן או להבטיח את הנמען כי הוא יידע. הוא אמור לכלול גם מידע ליצירת קשר ולבקש מהנמען לאשר את ההודעה.