תוֹכֶן
אימייל הפך לאמצעי התקשורת המועדף בעולם העסקים. זה מהיר, אמין משמש כתיעוד בכתב של עסקאות שבוצעו. עם זאת, תיבות דואר נכנס מוצפות לפעמים בדואר זבל, לכן חשוב להפוך את הדוא"ל שלך לבלוט מכל כך הרבה אחרים, במיוחד אם אתה מנסה להגדיר פגישה עם מישהו בפעם הראשונה.
להיות ישיר
להיות ישיר ככל האפשר בעת כתיבת הדוא"ל, ואם אפשר, לשלוח אותו ישירות לאדם שאתה רוצה להיפגש ולא לתיבת הדואר הנכנס משותפת על ידי המחלקה. אם זה בלתי נמנע, לשים את השדה "נושא" של הדוא"ל למי הוא מופנה. בגוף הדוא"ל, עבור ישר לנקודה; להסביר את הסיבה לפגישה ולשאול על זמינותו של האדם להיפגש איתך. אם אתה לוקח מישהו אחר לפגישה, הודע להם על כך באימייל. הסבר מה אתה עושה עם הפגישה. לדוגמה, נניח שאתה רוצה לספר את מטרות המכירות או מי יחליף João דה סילבה בחשבונאות.
בחר את הנושא הנכון
השדה "נושא" של האימייל הוא הדבר הראשון שהאדם יקרא ובדרך כלל הוא מה שקובע אם הדוא"ל ייפתח או לא. לכן, חיוני כי שדה זה אינו ארוך מדי. בעיות דוא"ל צריכות להיות קצרות וברורות - תמיד תוכל לדון בפרטים נוספים בהודעות אימייל עוקבות, אם הפגישה אושרה.
בדוק את האיות שלך
לעולם אין יותר מדי לחזק את הטיפ הזה: אין דבר גרוע יותר לרושם ראשוני מאשר אימיילים עם שגיאות כתיב תכופות, דקדוק וסימני פיסוק. שגיאות אלה להפוך את הדוא"ל שלך נראה כמו סוג של דואר זבל ולהגדיל את הסיכויים להישלח לסל. יותר זהיר מראש בדיקת דואר אלקטרוני יכול למנוע הרבה כאבי ראש. האידיאל הוא לבקש ממישהו אחר לקרוא אותו ולבדוק סוג זה של שגיאה אם הנמען הוא לקוח חשוב מאוד.
להיות מנומס
בקשת פגישה עם מישהו היא על כל ההופעות הראשונות. אם זו הפעם הראשונה שאתה יוצר קשר עם האדם, השתמש בטפסים בשפה המשכילה ביותר שאתה יכול. שמור את שם המשפחה ותמיד להשתמש כותרות כמו מר או מיס. בדוא"ל הראשון, לעולם אל תשתמשו "שלום" כבירכה; זה גורם לך להיראות מקצועי. בסוף הדוא"ל, תמיד לשים "תודה", "דרישת שלום" או "ברכות". האדיבות תמיד מתאימות בהתכתבות בדוא"ל.
לדון בפגישות
בדוא"ל, קבע את התאריך והשעה עבור הפגישה כאילו עשית זאת במכתב. להבהיר כאשר אתה תהיה איפשהו קרוב לנמען; לדוגמה, לומר על התאריכים שבהם אתה תהיה בעיר של הנמען. להיות ברור על מה אתה רוצה לדון. לדוגמה, אומר שאתה רוצה לדבר על "מכירות של מכסחות דשא ברבעון השני של השנה" נותן למקבל מושג טוב יותר על מה יידונו מאשר פשוט "מכירות".