תוֹכֶן
זיכרונות הם אחד המאפיינים המוזכרים ביותר של חיי המשרד היומי, הם נראים לנבוט כמעט בכל מקום והוא יכול לכסות מגוון אינסופי כמעט של נושאים. עם זאת, הנפקת תזכירים היא עבור מספר מטרות בסיסיות ולרוב יש מטרות ברורות לזיהוי, אשר עוסקות בדרך כלל בפתרון מצבים ומתן מידע משלים בנושא שאינו דורש פגישה.
בעיות
בעיות ניתן לזהות במהירות דנו במסגרת תזכיר, המאפשר לעובדים מיד להיות מודעים לקשיים פוטנציאליים ואתגרים חדשים המתקרבים. בעיות אלו עשויות להשתנות, שכן חלקן עשויות לדון במגמות שיתפתחו בטווח הארוך (לדוגמה, ירידה ביעילות של מחלקה מסוימת), או שהן עשויות להיות פחות פורמליות ומיידיות יותר (כגון ליידע את העובדים על מזג אוויר גרוע) לפני שהם חוזרים הביתה בסוף היום). מאפיין של תזכירים אלה על בעיות הוא שהם יכולים לבקש משוב כדי לשקול פתרונות אפשריים ואסטרטגיות עתידיות.
פתרונות
תזכורות מבוססות פתרון יכולות לספק מבחר של מידע, דוגמאות כוללות תיקונים מהירים לבעיות טכניות, הודעה על כך שאסטרטגיה חדשה הוחלט לטפל בבעיה קיימת, או לספק מידע עדכני על קודי כניסה ומנגנוני אבטחה. תזכירים של פתרונות הם גם הזדמנות לתת תשומת לב לעובדים שהפגינו את התועלת או את היצירתיות שלהם כדי לעמוד באתגרים ספציפיים על ידי תקשורת לאחרים על ההצלחות שלהם (לדוגמה: "ברצוננו להודות למתיו בייקר על עבודת התיאום שלו כדי לשפר את רשת הליבה שלנו. מחשבים, המאפשר למערכת לתפקד באופן משמעותי מהר יותר מאשר בחודש שעבר. ").
משוב
מזכרים משוב לבוא במגוון רחב של צורות, אם כי אלה יכולים להיות מובחן בין ההערות שנשלחו לעובדים שונים והערות שנשלחו ליחיד. כאשר מזכרי משוב נשלחים לקבוצה גדולה, הם יכולים לעדכן את העובדים בנושאים שעלו קודם לכן בפגישות, לתת תחושה של הקשר וכרונולוגיה לדיונים קודמים (דוגמה לכך תהיה תזכורת המודיעה לעובדים על השתתפות תרומת דם או עבודת צוות). עם זאת, כאשר המשוב נשלח לעובד אחד, זה יהיה בדרך כלל מאוד ספציפי הקשורים לאיכות העבודה נמסר על ידי העובד ואילו אזורים צריך להיות ממוקד לשיפורים עתידיים.
הערות על מצבים
מעת לעת, ייתכן שיהיה ראוי למנהלים לשלוח הערות לגבי אירועים מתמשכים, או להעיר הערות רשמיות על מצבים מסוימים, למשל, "ברצוננו להודות בחום על מכבי האש על עזרתם במהלך השריפה האחרונה של המחסן שלנו ". תזכיר מסוג זה עשוי לכלול גם הנחיות לעובדים שלא להעיר הערות פומביות על נושאים פנימיים מסוימים: לדוגמה, "ברצוננו לבקש מכל העובדים להימנע מלהעלות השערות פומביות על המיזוג הפוטנציאלי שלנו עם חברה אחרת, שעשויה לערער את ההסכמים בתהליך ".