תוֹכֶן
- אחריות
- רישום תחזוקה
- ביטוח ובניית קישורים
- רישומי נכסים ומשמורת
- אחריות בגין עסקאות קשורות
- בקרות טכנולוגיות
- ביקורת ביקורתית עצמאית
בעת יצירת מערכת חשבונאית, חברות וארגונים ללא כוונת רווח צריכים להקים מסגרת לבקרה פנימית. תהליך זה מסייע להבטיח כי המערכת פועלת היטב וכי כל העובדים המעורבים מבצעים כצפוי. בעל נייר עסקי חיוני מספק הבטחה סבירה על ידי הקטנת הסבירות של טעויות ושמירה על נכסי הארגון. בשל חשיבותם, חברות צריכות לשקול את העקרונות הבסיסיים של שליטה פנימית.
אחריות
חברות צריכות בבירור לקבוע אחריות. ייחוס חובות ספציפיות ליחידים מבטיח להם להבין את תפקידם בשמירה על בקרה פנימית. אם מתעלמים מאחריות באופן שיטתי, מערכת בקרה פנימית יעילה מסוגלת לזהות את העובד שאינו מבצע את המשימה שהוקצתה לו.
רישום תחזוקה
הזיכרון אינו כלי בלתי ניתן לזיהוי, במיוחד כשמדובר בכמויות גדולות של מידע או עסקאות. בעקבות נהלים ראוי לשמירת שיא תאפשר לחברות יש היסטוריה מדויקת של עסקאות. עם מידע זה זמין, החברה יכולה לאחר מכן להתייעץ עם אותם מאוחר יותר אם יש צורך לפתור בעיה או להבהיר את כל הספקות.
ביטוח ובניית קישורים
לרוע המזל, אפילו מערכת הבקרה הפנימית הטובה ביותר אינה מסוגלת למנוע את אובדן הנכס. על ידי הבטחת טוב ויצירת קשר עם עובדיו, ארגון מוודא כי הוא יוחזר אם הוא נגנב או אחרת הוסטו.
רישומי נכסים ומשמורת
במערכת בקרה פנימית, אנשים שיש להם גישה פיזית לקופה ולנכסים אחרים אינם אותם אנשים ששומרים על המסמכים הקשורים אליהם. אם, למשל, העובד האחראי על שמירת הקופות להוצאות קטנות הוא אותו אחד השולט על תקבולי המזומנים והמשיכות, זיוף הרשומות והסטת הכספים יופעלו. על האחראי על שמירת הרשומות של הנכסים לא תהיה גישה לנכסים שבשליטתה.
אחריות בגין עסקאות קשורות
לפעמים משימות מרובות צריך להסתיים לפני השלמת עסקה אחת. במקרה זה, חשוב שכל פעילות שמבצעת את הניתוח מבוצעת על ידי עובדים שונים. זה מבטיח יותר מעורבות של אדם אחד במשימה ומגדיל את הסיכויים כי טעויות או מעשי הונאה יתגלו.
בקרות טכנולוגיות
התראות, מקלדות גישה אלקטרוניות ותכונות אבטחה אחרות יכולות לסייע בהגנה על נכסי הארגון. הטכנולוגיה מציעה לעיתים קרובות אפשרויות שליטה רבות יותר וניתן להשתמש בה 24 שעות ביממה, ללא צורך בעלויות כוח אדם נוספות או בהפרעות. חברות חכמות מגדילות את מערכות הבקרה הפנימית שלהן באמצעות השקעה בטכנולוגיות יעילות וזולות.
ביקורת ביקורתית עצמאית
חברות צריכות לבחון את מערכות הבקרה הפנימית שלהן באופן שוטף. האדם האחראי לביצוע הערכה זו אינו יכול לבצע כל יצירה שתאומת. שמאי עצמאי הוא אידיאלי עבור פונקציה זו משום שהוא יכול אובייקטיבי לתעד את העבודה המתבצעת בתהליך הבקרה הפנימית ואין לה סיבה לכסות שגיאות או להיות אופטימי מדי על ההליכים.