תוֹכֶן
כתיבת מדיניות ונהלים ידני נראה כמו משימה מרתיעה, אשר עשוי להיות נכון, אלא אם כן אתה חושב על משתנים מסוימים מראש. יצירת תכנון קול תקל על יצירת מדריך מדיניות ונהלים עבור ספקים, עובדים ומנהלים. מערכת תיעוד עקבית המאפשרת גם ניסוח חוזים המתאימים לתקנים מסוימים, כגון ISO9000.
הוראות
-
הגדר את היקף הפרוייקט על ידי התייעצות עם הכללים של חברות אחרות. ודא שחלק מהפוליסות או ההליכים כבר מתועדים במקום אחר וקובע אם ההליך יהיה ספציפי לחברה, לאזור, לחלוקה, לקבוצה תפקודית או למשימה. זה יעזור לך להגדיר את הפרמטרים הראשונית והאחרונה של היקף.
-
החלט את הפורמט של המסמכים. לאחד אותם על ידי בדיקת מסמכי המדיניות החשובים ביותר. המדיניות נוטה להיות רחבה יותר, ואילו פרטי המשימות של הנהלים נוטים להיות ספציפיים יותר.
בחברות גדולות, יש בדרך כלל ארבעה או יותר רמות של תיעוד עם נהלים גלובליים המכסים את הכל, כגון אתיקה, מתנות, מידע על הבעלים, פרוטוקולי דוא"ל, ונהלי חלוקה העוסקים בתקנות איכות הסביבה, הממשלה והעובדים.
נהלים הקשורים קבוצות תפקודית או משימות ניתן לשנות על פי פעולות מקומיות, אבל עדיין חייב לעמוד בדרישות של הרמות הגבוהות ביותר של מסמכים. לדוגמה, ייתכן שיש לך שלושה מרכזי תיקון שונים הפועלים באופן עצמאי, אך עליך לפעול באופן דומה בעת הנפקת הזמנות למרכז ההפצה. המדיניות הגלובלית תהיה כללית, אך הפרטים הספציפיים של תהליכים הקשורים לאופן שבו כל מרכז מציג בקשות (מי, מתי, מה ולמה) עשויים להשתנות במקצת. תפקידים ואחריות נכללים בדרך כלל בהליכים.
-
הגדר ופרופיל כל מה שייכלל במדריך המדיניות. להתחיל עם צעדים הקשורים נהלים עיקריים כגון עיצוב הלקוח, קבלת הזמנות רכש, ייצור, בדיקה, מסירה, אוסף מוצרים.
המדיניות היא פרוטוקולים נוקשים המספקים את ההחלטות והאחריות הצפויות של העובדים במצבים ספציפיים. הם קשורים בדרך כלל לחוקים ולציות לתקנות.
ההליכים הם צעדים המדגישים רצף לוגי של אירועים, כולל כלים, תקשורת, זרימת תהליכים, והכישורים הדרושים.
השתמש בפרופיל כנקודת התחלה עבור האינדקס.
-
להחליט היכן המידע יאוחסן ואת בקרת הגרסאות המפותחות. פיתוח תהליך בקרת ביקורת כבר מההתחלה הוא חשוב, ולכן על ידי החל לכתוב ולערוך, תוכל לעקוב אחר השינויים.
תהליך בקרת הביקורת חייב להיות גם ברמה של סמכות ושליטה, כך שכל המעורבים בתהליך ידעו כיצד לבצע שינויים וליישם אותם.
לעולם אל תתבצע עריכה של גרסאות מרובות של אותו מסמך בו-זמנית, מכיוון שהדבר עלול לגרום לבעיות עתידיות. השתמש בשיטה הראשונה, הראשונה, ואם יש צורך, שנה שוב כדי לעקוב אחר שינויים.
-
צור תבניות עבור נהלים, מדיניות ותרשימי זרימה, כך שכותבי התיעוד אינם צריכים לדאוג לתבניות.
שים סעיפים בתבניות אלה, כך הכותבים לציין מסמכים אחרים, כלים, קישורים הדרושים כדי לארגן את החומרים שלך. ציין את הפורמטים וודא כי חלקים מסוימים, כגון מילון מונחים, צריכים להיות חלק מהקטע הראשי או ממסמך התייחסות. מתן סופרים את ההנחיות הטובות ביותר על הדרישות תפחית את הצורך עבודה חדשה מאוחר יותר.
-
הקצה עורכים ומומחים לנושא כדי לפתח את התוכן של כל מקטע. תן להם דוגמה להסתכל בתוך התבנית המבוקשת ולהאיר כללים אחרים, כגון כתיבת ראשי תיבות במלואם, כיצד כללי או מפורט הם צריכים להיות בתיאור השלבים בהליכים.
אם יש החלטות להיעשות בתוך ההליכים, להדגיש הפניות נוספות ולתת לעובדים מספיק מידע עם כל הדרכים האפשריות כדי לעזור להם לקבל החלטות מושכלות. נקודות הדורשות קבלת החלטות הן בדרך כלל כאשר הליכים נכשלים, אז נסו להיות ברורים ככל האפשר באותם אזורים. לפני הפרסום, אמת את ההליך עם מישהו לידך, כדי לעקוב אחר כל צעד המתואר ולנסות לזהות בעיות אפשריות.
-
הקצה צוות סקירה כדי להנחות ולערוך את הפרסומים הסופיים כדי לשמור על שפת התיעוד ורמת פירוט עקבית לאורך השלבים השונים של התהליך.
פותרת חוסר עקביות על ידי שיפור שיטות אימון והדרכה. הקצאת מחזור ביקורת סביר (כגון 48 שעות), כך שלכולם יש את אותן הציפיות במונחים של סדרי עדיפויות.
-
להקצות אחריות על כל הליך ולציין רמות של סמכות. התהליך צריך להיות בנוי על ביקורות תקופתיות. כאשר אנשים לעזוב את ההודעות שלהם, מנהלים חדשים צריך להיות מוקצה ההליכים המתאימים. לעדכונים ולתיקונים, על העובדים להתייעץ עם קובעי המדיניות על מנת שיוכלו לשנות את המדיניות והנהלים ככל שהמצב ישתפר או ישתנה.
איך
- אם משימה או הליך מבוצעים על ידי יותר מאדם אחד או מקבוצה, תקננו אותו תחילה ולאחר מכן תעדו אותו.
- לקוחות מסוימים לא ייסגרו עסקאות עם חברות או עסקים שאין להם תקני ISO, או תקנות דומות לתיעוד התהליך כגון שירות לקוחות, חוזים, כספים, מלאי, תקשורת, איכות ומסמכים משפטיים. ISO מספק תבניות כלליות לתעשייה ספציפית והכשרה ליצירה מהירה וקלה של מדיניות ונהלים, והוא תקן בינלאומי מוכר.
- יצירת תהליכים לחינוך, הכשרה ויישום של נהלים מתוקנים כפי שאתה צריך אותם. שינוי תקן שאף אחד לא מייעץ לא יעזור לעובדים.
שים לב
- כמה ממשלים מעדיפים לספק מידע מעורפל על נהלים כדי לאפשר פרשנות למזער ביקורות. אחרים מעדיפים להשתמש במידע מפורט, כך העובדים ביצועים טובים יותר.
- השתמש בפרטים מתונים, כאשר יש דיונים או אפשרות של פרשנויות שונות של שפה או תוכן או בעיות עם התהליך עקב הוראות מעורפל, עיין בסעיף ספציפי כדי להבהיר אותו.
- זה נפוץ מאוד עבור מדיניות ונהלים לצאת מכלל שליטה, להיות כפולים או מיותר, או להיות מפורט מדי כדי להתמודד עם.
- השתמש באינדקסים ונסה למזער כפילויות על ידי הקצאת אנשים לסעיפים אחרים באזורים אחרים לפי הצורך.
- חקיקה סביבתית חשובה מאוד. יצירת תהליך להנחות נהלים חדשים המאפשרים להם לעבוד על מצב ראשוני לפני שפורסם. ודא כי האימון יפגע עם ההשקה של ההליכים החדשים, אחרת יהיו מחלוקת ותסכול. לבקש עזרה מן המומחים; זה ימנע רבים "אצבע הצבעה" בעתיד.
מה שאתה צריך
- היקף הפרויקט
- מטרות
- תבניות ליצירת מסמכים
- כללים וטיפים
- תהליכים מובנים